個人情報保護方針

個人データの共同利用について

常磐会は、２０２０年４月１日付けで学校法人学習院および一般社団法人桜友会と個人データの共同利用に関する覚書を締結いたしました。また、常磐会個人情報保護規程の一部改正を行い、常磐会は学校法人学習院、一般社団法人桜友会、常磐会会員（個人あるいはグループ）と保有する個人データの共同利用を行ないます。 詳細は、常磐会が保有する個人情報の共同利用について下記をご覧ください。
尚、皆様からお預かりしている個人情報は引き続き常磐会個人情報保護規程に則って厳重に管理し、常磐会が取得、保有する個人情報の利用目的で定められた目的以外には使用いたしません。

以上

2020年4月1日
常磐会会長

常磐会個人情報保護基本方針

同窓会において、会員および関係者個人の最新かつ正確な情報を確保していくことは、その活動を行っていく上で、不可欠な要素であります。
常磐会および会員（以下、「常磐会」とします）は、一般社団法人常磐会定款の定める活動に当たって、個人の人格尊重の理念の下、個人情報の保護の重要性を深く認識し、以下を基本方針として定め、関連法令、規則の遵守はもとより、個人情報の適切な取り扱いによって、関係者の信頼を確保し、もって常磐会活動と会員相互の親睦、母校のさらなる発展を期すものといたします。

  1. 常磐会は、その活動のために取得、保有する個人情報の利用目的を明確にし、通知または公表するとともに、共同利用を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱います。
    ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合は、この限りではないものといたします。
  2. 常磐会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出でを受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をします。
  3. 常磐会は、関連法令、規則を遵守します。
  4. 常磐会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努めます。
    また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知または公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めます。

常磐会は、以上のことを実現するために「常磐会個人情報保護規程」を定め、管理体制を確立するとともに実践し、また同規程を継続的に見直し、改善を図って行きます。

以上

2019年3月28日
2020年4月1日一部改正
常磐会会長

常磐会が取得、保有する個人情報の利用目的

  1. 常磐会が取得し、保有する個人情報の利用目的は以下の通りとする。
    1. 常磐会名簿の発行、頒布
      常磐会名簿に収載する個人情報の項目は、現および旧氏名、卒業（途中退学を含む。以下同じ）年次、回数、会名、現自宅住所、郵便番号、電話番号、FAX番号、携帯電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、常磐会会員番号、個人番号、学籍番号、物故情報とする。
    2. 会報等出版物（電子媒体によるものを含み、常磐会の活動目的に適うものに限る）の配布
    3. 常磐会、学習院、学習院桜友会および父母会の各種事業、行事の伝達
    4. 常磐会、学習院、学習院桜友会および父母会の寄付金の募集
    5. 常磐会会費、寄付金の収受管理
    6. 常磐会各係、および会員個人（またはグループ）による常磐会活動の支援（例えば、新組織結成のための名簿作成など）
    7. 学習院の広報活動、寄付金募集等支援のための会員個人情報の提供
    8. 学習院桜友会の活動支援のための会員個人情報の提供
  2. 前1項、(4)、(6)、(7)および(8)のために利用または提供する個人情報は常磐会名簿収載の項目に限る。
  3. 前1項に定める利用目的は、常磐会ホームページによって公表する。
    前1項の利用目的を変更した場合も同様とする。
  4. 前1項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。
    ただしあらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。

以上

2019年3月28日
2020年4月1日改正
常磐会事務室

常磐会が保有する個人情報の共同利用について

  1. 常磐会は保有する個人情報を以下の会員個人・グループと共同利用する。
  2. 共同利用の範囲
    常磐会が保有する個人情報は公表した利用目的に基づき、学校法人学習院および在校生、学習院桜友会、常磐会会員（個人又はグループ）と共同利用をする。
  3. 共同利用をする個人データの項目
    共同利用する項目は以下
    現および旧氏名、卒業（途中退学者を含む。以下同じ）年次、回数、会名、現自宅住所、郵便番号、電話番号、FAX番号、携帯電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、常磐会会員番号、個人番号、学籍番号、物故情報。 共同利用先ごとに都度それぞれ必要とする項目を共同利用する。
  4. 共同利用をする目的
    学校法人学習院および在校生の支援、学習院桜友会の活動支援、常磐会活動の活性化、会員相互の親睦の推進等を実現するため、学校法人学習院および在校生、学習院桜友会、常磐会会員（個人又はグループ）との個人情報の共同利用を行なう。
  5. 個人データの管理責任部署
    常磐会事務室
  6. 個人情報の共同利用は、公表した個人情報の利用目的に定められた範囲に限るものとする。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。

以上

2020年4月1日
常磐会事務室

連絡窓口

常磐会における特定個人情報の取り扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

  1. 部署　　常磐会事務室
  2. 電話　03-6380-2537
    ファックス　　03-6380-2538
    Eメール　　
  3. 対応時間
    火曜から金曜まで　11時〜15時